Politique de gestion des données personnelles

L’Association Professionnelle COSMED (dont les coordonnées figurent à la fin de cette politique de gestion des données personnelles) représente des entreprises adhérentes des métiers de la filière cosmétique en France, essentiellement des TPE, PME et ETI (marques propres principalement, mais aussi fournisseurs, façonniers, laboratoires d’expertise…).
Dans le cadre de son activité, COSMED est amenée à collecter et traiter un certain nombre de données personnelles concernant ses interlocuteurs personnes physiques au sein des entreprises adhérentes, partenaires ou plus généralement ses contacts, dans l’exercice de leurs fonctions, à des fins professionnelles.

COSMED attache la plus grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses interlocuteurs ainsi qu’au respect de la réglementation en vigueur.
Le traitement de ces données par COSMED en qualité de responsable de traitement est réalisé selon les modalités décrites ci-dessous.


➢ Quelles données personnelles collectées et pourquoi ?

• 1. Adhérents
COSMED collecte les données personnelles concernant ses adhérents sur le bulletin d’adhésion et dans le cadre de la gestion de l’association et de la réalisation de ses missions (actions de représentation, veille règlementaire, Certificat de Vente libre, formation, groupement d’achats, évènement et manifestation).

Finalités et base juridique : le traitement de ces données personnelles est nécessaire pour permettre à COSMED de gérer l’adhésion de ses membres et plus généralement le fonctionnement de l’association, la gestion du fichier contacts (finalités détaillées au 2) et la gestion du compte sur le site internet.
Le traitement est fondé sur l’exécution du contrat d’adhésion, le respect par COSMED de ses obligations légales ainsi que les intérêts légitimes de COSMED aux fins de l’exercice de son activité et de réalisation des objectifs de l’association.
Toute personne ne souhaitant pas fournir les informations nécessaires ne pourra adhérer à COSMED.

• 2. Non adhérents
COSMED peut collecter les données personnelles concernant ses contacts, fournisseurs, institutionnels et partenaires dans différents cadres :
– Sur le formulaire de contact sur le site Internet www.cosmed.fr
– Lors d’une inscription ou participation à des évènements, manifestations, formations, salons, etc.
– Lors d’échanges entre COSMED et la personne concernée par e-mail ou par téléphone notamment
– Sur le formulaire de contact mis en ligne lors de la publication annuelle de l’Annuaire de l’industrie cosmétique – France –
– Lors de la collecte par COSMED de données publiques (nom, prénom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone éventuellement), notamment sur Internet ou dans la presse.

Finalités et base juridique (données contacts, partenaires et adhérents) : le traitement de ces données personnelles est nécessaire pour permettre à COSMED de :
– Fournir les informations demandées par la personne concernée le cas échéant
– Gérer son fichier de contacts, prospects et partenaires
– Organiser les évènements, webinar, activités et manifestations
– Gérer l’émission des Certificats de Vente Libre
– Gérer l’activité de veille règlementaire
– Envoyer des communications et informations concernant les activités de COSMED et la filière cosmétique
– Réaliser des enquêtes et sondages dans le cadre de l’objet de l’association
– Gérer le fonctionnement du groupement d’achats
– Réaliser la diffusion et la publication de l’Annuaire de l’industrie cosmétique – France. Pour la publication de cet Annuaire, le traitement des données personnelles est fondé sur le consentement de l’entreprise (adhérent ou non à Cosmed). En cas de refus, COSMED pourra limiter la publication au nom de l’entreprise et données concernant cette dernière (à l’exclusion de données identifiant une personne physique).

Le traitement est fondé sur l’exécution d’un contrat pour l’organisation des évènements, activités et manifestations, le respect par COSMED de ses obligations légales ainsi que les intérêts légitimes de COSMED aux fins de l’exercice de son activité et de réalisation des objectifs de l’association.

Toute personne ne souhaitant pas fournir les informations nécessaires ne pourra bénéficier des activités organisées et des informations envoyées par COSMED.

➢ Comment les données Personnelles sont-elles traitées ?
Les données personnelles font l’objet d’un traitement par COSMED en qualité de responsable de traitement pour les finalités exposées ci-dessus.

COSMED s’engage à ne pas les utiliser dans un autre cadre, ni à les transmettre à des tiers, en dehors des cas prévus dans cette politique de gestion des données ou après information et, si nécessaire, consentement de la personne concernée.
De plus, COSMED pourra être amenée à communiquer les données personnelles traitées à des tiers dans le cadre du respect d’une obligation légale, sur demande d’une autorité judiciaire, administrative ou publique, ou encore en application d’une décision judiciaire ou administrative.
Destinataires : Les données personnelles pourront être communiquées par COSMED à ses administrateurs, son personnel et à ses fournisseurs (notamment, pour l’hébergement, le service de messagerie, la réalisation d’enquêtes, l’envoi des newsletters, l’accueil des participants aux congrès et évènements, l’organisation des formations, l’organisation des webinars etc.), y compris certains prestataires transférant les données en dehors de l’Union européenne (par exemple l’envoi des alertes
réglementaires).
Ces données seront traitées sur instructions et pour le compte de COSMED. COSMED prend toutes les mesures pour exiger de ces destinataires et sous-traitants la conformité aux réglementationsapplicables et, le cas échéant, que les transferts en dehors de l’Union européenne soient basés sur un niveau adéquat de protection ou des garanties suffisantes, pour lesquelles les personnes concernées peuvent obtenir une copie sur demande à COSMED.
Lorsque les données personnelles des contacts sont collectées pour l’organisation d’évènements, d’activités ou de manifestation, celles-ci pourront être transférées aux prestataires en charge de l’organisation ou l’animation de l’évènement. Ces données seront traitées par celui-ci en qualité de responsable de traitement, sous sa responsabilité.

Conservation et archivage : les données personnelles sont conservées pour les finalités exposées ci-dessus pour la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.
En particulier, les données personnelles utilisées à des fins de gestion du fichier de contacts et partenaires sont conservées pendant une durée de trois ans à compter du dernier contact entre COSMED et la personne concernée.
Les données personnelles collectées pour l’exécution d’un contrat (notamment contrat d’adhésion) ou d’obligations légales sont archivées pour la durée prévue par ladite obligation légale et pour la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, équivalent à la durée de prescription applicable aux obligations entre COSMED et la personne concernée.
COSMED fait ses meilleurs efforts pour conserver et archiver ces données personnelles dans des conditions de sécurité appropriées dans le respect des dispositions applicables, selon les moyens actuels de la technique.

➢ Quels droits sur les données personnelles communiquées ?
Toute personne ayant communiqué des données personnelles à COSMED dispose des droits suivants sur celles-ci :
– Un droit d’accès et de rectification ;
– Un droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »), un droit à la limitation du traitement et un droit d’opposition au traitement dans les cas prévus par la réglementation en vigueur ;
– Le droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après sa mort ;
– Le droit à la portabilité des données brutes fournies à COSMED ;
– Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente (notamment la CNIL en France) ;
– Le droit de s’opposer à la réception de newsletters et e-mails d’informations.
– Le droit de retirer son consentement pour la publication dans l’annuaire ou la diffusion des photographies liées à des évènements (sauf évènements d’actualités ou élus dans l’exercice de leurs fonctions).
Ces droits peuvent être exercés par e-mail ou par courrier postal auprès de COSMED aux coordonnées ci-dessous.
Ces droits devront être exercés dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur. En particulier, il pourra être demandé un justificatif d’identité.

➢ Coordonnées de COSMED
COSMED
Les Ocres de l’Arbois – Bâtiment B
495 rue René Descartes
13100 AIX EN PROVENCE
E-mail : contact@cosmed.fr